Das Standesamt Pforzheim verbessert weiter seinen Service für Kundinnen und Kunden und hat den elektronischen Datenabruf eingeführt. Dieser ermöglicht es dem Standesamt, Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden schnell und unkompliziert von anderen Standesämtern elektronisch anzufordern – vorausgesetzt, die erforderlichen Daten sind elektronisch erfasst. Durch diese Neuerung können benötigte Urkunden dem Amt innerhalb weniger Minuten vorliegen.
Bislang war es beispielsweise für die Anmeldung einer Eheschließung erforderlich, dass Heiratswillige ihre Geburtsurkunde beim Standesamt ihres Geburtsortes selbst beantragen und anschließend beim Standesamt Pforzheim einreichen mussten. Mit der Einführung des elektronischen Datenabrufs wird dieser Prozess für die Bürgerinnen und Bürger Pforzheims erheblich vereinfacht. „Das Motto lautet nun: Nicht mehr die Kundinnen und Kunden laufen, sondern die Daten. Das Standesamt kann jetzt den elektronischen Datenabruf für sie übernehmen. Dies bedeutet nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis, sondern macht den gesamten Prozess der Dokumentenanforderung effizienter“, betont Erster Bürgermeister Dirk Büscher. Der elektronische Datenabruf sei ein weiterer großer Schritt in Richtung digitale Verwaltung und stelle ein wichtiges Serviceangebot für Kundinnen und Kunden dar, gerade auch, da der Datenabruf für sie kostenfrei erfolge.
Seit 2009 sind Standesämter verpflichtet, ihre Personenstandsregister elektronisch zu führen. Ein Schritt, der die Digitalisierungsmaßnahmen im Standesamt Pforzheim maßgeblich unterstützt hat. Katja Paulus, Leiterin des Standesamts Pforzheim, erläutert: „Bei der elektronischen Erfassung der Daten sind wir sehr weit. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben neben ihren täglich anfallenden Aufgaben bereits über 90.000 Altregister digital nacherfasst. Das ermöglicht es uns jetzt, effizient und schnell auf Anfragen zu reagieren.“
Die Automatisierung des Systems erlaubt es auch anderen Standesämtern in Deutschland, die elektronisch erfassten Daten des Standesamts Pforzheim anzufragen. „Das System arbeitet selbstständig. Die von anderen Standesämtern bei uns angefragten Daten werden automatisch an die Kolleginnen und Kollegen versendet. Dies entlastet unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erheblich und ermöglicht es ihnen, sich noch intensiver auf die Anliegen unserer Kundinnen und Kunden konzentrieren zu können“, bekräftigt Paulus. Zu beachten ist jedoch, dass der Datenabruf zwischen den Standesämtern auf Deutschland beschränkt ist und voraussetzt, dass beide beteiligten Ämter die benötigten Daten bereits digital erfasst haben. Darüber hinaus kann ein Abruf lediglich dann erfolgen, wenn das Standesamt die Daten zur Bearbeitung eines Beurkundungsfalles benötigt. Die Bereitstellung von Urkunden anderer Standesämter zur persönlichen Verwendung durch die Kundinnen und Kunden ist nicht möglich.